Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính chứng từ trong thời gian quy định

(HQ Online) – Trước đề nghị của Công ty  TNHH sản xuất hàng may mặc Esquel Việt Nam – Hòa Bình, theo Tổng cục Hải quan, người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan và các chứng từ có liên quan trong thời gian quy định của pháp luật, trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Công ty TNHH sản xuất hàng may mặc Esquel Việt Nam – Hòa Bình đề nghị, bãi bỏ quy định lưu chứng từ giấy trong vòng 5 năm vì hiện nay các DN đều sử dụng hóa đơn điện tử và việc lưu chứng từ điện tử cũng giúp DN tiết kiệm chi phí giấy, in và kho lưu.

DN cũng đề nghị dần bãi bỏ quy định yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự với các giấy tờ đã có bản gốc do nước ngoài cung cấp hoặc đơn giản hóa thủ tục hợp thức hóa lãnh sự quán.

DN nêu, hiện nay yêu cầu đối với DN chế xuất là phải mở tờ khai cho phần lớn hàng hóa dịch vụ mua vào từ nội địa. Tuy nhiên, đối với nghiệp vụ mua hàng hóa nhỏ lẻ, vật tư, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ chưa đạt tới trị giá tạo tài sản cố định, chủ yếu phục vụ hoạt động bảo trì, sửa chữa tại các cửa hàng kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể ở địa bàn DN hoạt động, mua hàng tại hệ thống siêu thị rất khó yêu cầu bên bán mở tờ khai XK. Do đó, DN đề nghị Bộ Tài chính nới rộng các loại hàng phục vụ hoạt động sửa chữa máy móc, bảo trì mua tại các cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ không cần phải mở tờ khai hải quan.

5344_577c4cfa22bbcbe592aa

Công chức Hải quan Quảng Ninh hướng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục. Ảnh: Q.H

Liên quan đến các vấn đề DN đề nghị, đối với vấn đề lưu hồ sơ, theo Tổng cục Hải quan, Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Theo đó, hồ sơ hải quan cũng là một loại chứng từ kế toán và phải tuân thủ việc lưu trữ theo quy định tại Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015: “a) Ít nhất là 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán…”.

Tổng cục Hải quan cũng cho biết, tại Điểm đ Khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014 quy định: “Lưu trữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã được thông quan trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan…”. Tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC) việc lưu giữ chứng từ hải quan được thực hiện bằng các hình thức: “Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy… đối với chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan phải lưu bản điện tử”.

Theo đó, người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan và các chứng từ có liên quan trong thời gian quy định của pháp luật, trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Liên quan đến thủ tục hợp thức hoá lãnh sự hiện nay thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành, Tổng cục Hải quan đề nghị DN căn cứ quy định của pháp luật có liên quan để thực hiện.

Đối với nội dung thủ tục đối với DN chế xuất, theo Tổng cục Hải quan tại Khoản 1 Điều 74 Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 50 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC) thì các trường hợp sau DN chế xuất và đối tác của DN chế xuất được lựa chọn thực hiện hoặc không thực hiện thủ tục hải quan:

“…b) Hàng hóa là vật liệu xây dựng, văn phòng phẩm, lương thực, thực phẩm, hàng tiêu dùng mua từ nội địa để xây dựng công trình, phục vụ cho điều hành bộ máy văn phòng và sinh hoạt của cán bộ, công nhân làm việc tại DN chế xuất;

…đ) Hàng hóa đưa vào, đưa ra DN chế xuất để bảo hành, sửa chữa hoặc thực hiện một số công đoạn trong hoạt động sản xuất như: kiểm tra, phân loại, đóng gói, đóng gói lại.

Trường hợp không làm thủ tục hải quan, DN chế xuất lập và lưu trữ chứng từ, sổ chi tiết việc theo dõi hàng hóa đưa vào, đưa ra theo các quy định của Bộ Tài chính về mua bán hàng hóa, chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó xác định rõ mục đích, nguồn hàng hóa”.

Tại Khoản 1 Điều 74 Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 50 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC) thì “… Hàng hóa DN chế xuất mua từ nội địa và đã nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định như DN không hưởng chế độ, chính sách áp dụng đối với DN chế xuất thì hoạt động mua bán này không phải làm thủ tục hải quan. Trường hợp DN chế xuất mua từ nội địa các loại hàng hóa có thuế suất thuế XK thì phải làm thủ tục hải quan trừ trường hợp hàng hóa này được sử dụng làm nguyên liệu, vật tư tiêu hao trong quá trình sản xuất của DN chế xuất (Ví dụ: than đá sử dụng trong quá trình đốt lò phục vụ sản xuất của DN chế xuất)”.

Bài Viết Liên Quan